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【本】ゼロから学べる!ファシリテーション超技術を読んだ

ゼロから学べる! ファシリテーション超技術

概要

良い会議の定義

  • タイムボックスが守られている
  • 決まる・まとまる
  • 参加者の納得度が高い

ファシリテーターとは?

  • 会議のプロセスをリードし、意見を出しやすい場作りをする人

議論のプロセス設計

  • 適切な問いを立てて意見を抽出する
    • 適切な問いとは?
      • 問いの中に問いが含まれない
      • 議題に対応した問いの抽象度
        • 具体性のある意見を拾いたければ抽象度を低めに
        • 自由な意見を拾いたければ抽象度を高めに
  • 抽出した意見の整理
    • 整理する時間と議論する時間は分離する
    • 整理する手法
      • ツリー
      • マトリクス
      • 時間軸
  • 合意形成・決定
    • 決め方
      • タイムボックスの中で全会一致を目指す
      • 合意できなければ参加者の中の意思決定権のある人が決定する
    • 粒度
      • ネクストアクションが明確
    • 基準
      • 選定の基準

アジェンダ

  • 会議で何をしたいのか、ゴールを具体的に書く
  • 流れ
    • オープニング
      • アイスブレイク
      • 振り返り
    • 情報格差を埋める
    • 議論内容

      • 問題発見
        • AsIsとToBe
      • 原因分析
      • 解決策の選定
        • 主原因をターゲットにする
      • NAの設定
    • クローズ

      • アクションアイテム

その他

  • 初回にしてほしい行動、してほしくない行動などの会議のルールを決めても良い
  • 議論のステップを混ぜない
  • ファシリテーターが問いに対する意見を言ってもよいがあくまでも中立に

感想

かなり初歩的な内容を取り扱っている。
気軽に読める文章で、入門にサラッと読むには良いが、体系的な知識を得たければ別の書籍のほうが良さそう。
前回読んだ 実践パワーファシリテーション のほうが学びが多かったように思う。

【振り返り】2021年12月

前月の振り返り
【振り返り】2021年11月 - B-Teck!

学習

今月やったこと

所感

12月は冬休みがあったのもあり、勉強に趣味にと結構時間を使えた月だった。
仕事向けの勉強という意味では、読みかけだったDDD入門を改めて読了し、人事・採用ドメインの理解を深め、直近で自身に課題感のあるファシリテーションや問いかけの手法の本を読んだり積んだり。
趣味の面でも同様に大量の積読から読めそうな物を消化し、久しぶりに量を少し減らせたなという実感がある。

現在はScalaの理解を深めるためにコップ本を頭から写経しながら読んでるんですが、なにせ内容が濃いのでこのまま行くと3月くらいまで読んでそうな気が…。
フロントの知識もScalaの知識も足りてないので、バランスが難しい。

前述したように、最近はうまい会議のやり方とか、組織の動かし方とか、そういう部分に興味が出てきて、何冊か見繕って読んだりし始めてる。
おすすめの書籍があればこっそり教えて下さい。

【本】実践パワーファシリテーションを読んだ

ファシリテーションとは?

  • 参加者に議論の切り口を展開し、要素の整理を行い、基準を提示して合意形成を図る
    • 切り口を展開
      • 参加者が意見を出すための切り口を提示する
    • 要素の整理
      • アイデアのレベル感の整理
      • 抽象度の高いものの深堀り
    • 基準の提示
      • 要素を選択するための基準を提示する
        • 期間や予算、求める効果など
  • ファシリテーターに意思決定権があるわけではない
    • 意思決定するための質の高い要素をできるだけ引き出すのが役割

ファシリテーター以外の役割

フォロワー

  • 参加者を観察する
    • 目的やアウトプットの確認
    • 会議や議論は無駄のない構成か
    • わからないことを放置していないか
    • 問いは建てられているか
    • 基準を使った意思決定ができているか

サポート役

  • ファシリテーターをサポートし、議論を正しい流れに戻す
    • 議論が目的からそれ始めていると感じたとき
    • 全員が理解できない発言が出てきたとき
    • 話題を深堀りしたいとき
    • 議論の視点が偏っているとき
    • 議論がスタックしたとき

ファシリテーションの技法

議論の構成をデザインできる

  • ゴールへ導けるアジェンダを作る
    • お題・目的・成果物が決まっていて共有されている

議論の設計5つのS

議論の設計をするとき意識するべき点をモジュールとして定義し、それらを組み合わせることによって議論の構成をデザインする。
複数の会議をそれぞれのモジュールと見立てて一連の流れとして実行するなどもできる。

Share(共有)

議論に必要な、重要な情報を共有する

  • 参加者の目的を揃える必要があるとき
  • 参加者の情報量にばらつきがあるとき
  • 確認しておいたほうがいい情報があるとき
  • ※意見/主張と事実を混同させない
  • 曖昧なときは発言者に指摘して確認する
Set(定義)

議論で用いる言葉の定義を明らかにする

  • テーマに曖昧な名詞・動詞が含まれているとき
  • 議論の対象が広がりすぎてしまうとき
  • 抽象的な概念に関して議論が発生したとき
  • ※「成功」「品質」「改善」など、具体で何を表しているかがブレるものに気をつける
  • ※ 議論を前に進めるための定義なので合意が取れたら一旦進めて、行き詰まったら考える
Spread(発散)

あるテーマに関する意見やアイデアを多く出す

  • 視点を広げて新しいアイデアを集めたいとき
  • 課題に対して多くのアプローチを検討したいとき
  • ※発散中は意見やアイデアを評価しない
  • ※ファシリテーターはアイデアではなく切り口を出す
Solve(解明)

なにかの事象が発生している要因を分析する。 発散に近いが、要因の特定に重きを置いている

  • テーマの背景に課題があるとき
  • 発散の前にテーマとする課題を整理したいとき
  • ※ファシリテーターは要因分析のための切り口を提示すること
  • ※要因の仮説から主たる要因を解き明かすこと
Select(選択)

複数の選択肢から最も適当なものを選ぶ

  • 複数の選択肢からどれかを選ぶ必要があるとき
  • ※会議の目的に合わせて選択のための基準を決める
Plan(計画)

決定事項について推進する計画を決める 5つのSのあとに来ることが多いため、モジュールとしては挙げられていない

議論の構成のセルフチェック
  • 各モジュールで具体的に何をするかイメージできているか
  • モジュール間のつながりは取れているか
  • 各モジュールの所要時間は意識できているか

アンテナを立て、問いを立てられる

  • 論点のズレや不明点に対して問いが立てられる状態

問いを立てる意識の持ち方としての4本のアンテナ

ズレてない?

自分が立てた問いから離れたことを察知する意識

  • ズレていても良い意見の場合もある
    • 議論の流れで回収したり、別で話せるよう記録しておく
  • よくあるズレ
    • ヨコズレ: 議論の切り口が並列のものにずれてしまう(広告戦略 ⇒ 商品戦略)
    • タテズレ: 総論⇔各論で議論のレイヤーがずれてしまう(戦略⇒個別の事例や組織の方向性など)
    • 順序ズレ: 議論が戻ったり先走ってしまう
    • ルールズレ: 議論のルールを破る(発散のときに深ぼってしまう、評価してしまう)
  • ズレを正す方法
    • どこからどこへ論点がズレたのか説明する
    • 参加者に今の論点を問いかける
    • 一旦ズレを許容して、一段落ついたら流れを戻す
    • 小さな合意形成をコツコツ取ることで後戻りを防ぐ
意味わかる?

意味の伝わらない意見が出たとき、意図を確認しないと認識のギャップが生まれる

  • 意味不明の意見
    • 意図の伝わらない意見のパターン
      • 長過ぎる: 話が長く何がいいたいのかわからない
      • 短すぎる: 単語レベルの発言で説明が少ない
      • 曖昧: 抽象的な言い回しが多い
      • 答えになってない: 問いに対する答えになってない
    • 意味を明らかにするための問い
      • 素直に質問する
      • 結論から確認する
      • 発言者にまとめ直してもらう
  • 暴論
    • 多数・権威依存: 外的な情報から正しさを導出してしまう
    • 他可能性の排除: 結果をわかりやすい一つの理由に同定してしまう
    • 法則の無理転用: 過去の経験から無理やり結論づけてしまう
    • 勝手な前提: 発言者の主観的前提からでた意見
    • 前例主義: 前例の無いものを評価しない
    • 選択肢の限定: 発言者が恣意的に選択肢を限定している
どう拡げる?

議論を更に活性化するために新たな切り口を提示する意識

  • 並列にある切り口を見つけ出し議論を展開する
  • 出てきた要素から上位概念に当たる切り口を見つける
  • 切り口の出し方
    • 最初にファシリテーターが提示する
    • 議論の中から見つけ出す
    • メンバーに問いかける
  • 切り口を出すヒント
    • 5W1Hで考えてみる
    • お題の要素を分解して考える
  • 切り口の選び方
    • その切り口で意見やアイデアが出しやすいか
    • それぞれの切り口で異なるアイデアが出てきそうか
    • まんべんなくそれぞれの切り口でアイデアが出てきそうか
  • 問いかけ方
    • 切り口に基づく意見を促す
    • 他の切り口で意見を求める
    • 切り口自体を尋ねる
どこを深掘る?

相手の発言について、どの部分をよりクリアにしないといけないかという意識

  • 深堀り方のパターン
    • 具体化させる
    • 要因を探る
    • もたらす結果や意味、影響を考える
    • 手段を出す
    • 主張の根拠を確認する
  • ※意見やアイデアが出揃った段階で各要素のレベル感が揃っているかを俯瞰してみる
    • 文尾の表現を揃えて意見を出してもらうとレベル感が揃えやすい

出てきた意見を整理できる

  • どのような切り口で意見を整理し、合意形成を行うか

発散の議論を整理する

  • 各アイデアの上位概念をみつけ、切り口とする(グルーピング)
  • 切り口のレベルが揃っていることを確認する
  • 導き出した切り口と並列になる別の切り口を出す
  • 切り口ごとに追加のアイデアを出す

解明の議論を整理する

  • 要因仮説の上位概念をみつけ、切り口とする(グルーピング)
  • 要因仮説を深堀りする
  • 整理する方法を選択する
    • 関係性で整理する
    • 基準を使って仕分ける
      • より深刻な影響を与えているもの
      • 広範囲に影響を及ぼしているものお
      • 対策を立てることが可能なもの
    • 共通の意味合いで解釈的に統合する
      • カテゴリ・ラベル付けではなく意味合いを抽出する

選択の議論を整理する

  • 基準を決める
    • 議論の目的から導き出す
    • 制約要件に着目する
    • 汎用的な基準を流用する
      • コスト
      • 実現容易性
      • 将来性
      • スケジュール
    • ※基準を決めるときはその数とレベル感、意味の重なりに注意する
    • ※評価基準の重要度を意識する

定義の議論を整理する

  • 議論の目的と照らし合わせ、定義を整理する

共有の議論を整理する

  • なんのための共有なのか、目的やテーマにどうつながるのか

グラフィックを効果的に使える

  • 必須ではないが可視化されていることによって議論がぶれづらい

グラフィック化の目的

  • 段取りを意識させる
  • 今立てている問いを示す
  • アイデアを促進する
  • 意見を整理する
  • 意見と発言者を切り離す

グラフィック化の注意点

  • ズレた意見を混ぜない
  • 自分が理解できるまで確認する
  • レベル感を揃える

グラフィック化の技法

  • 見出しを書く
  • 関連性を示す
  • 強調する
  • 補足する

議論のスタックから抜け出せる

  • 議論のズレに対処し、前に進めることができる
    • 意見の対立は前提のズレが裏にある場合が多い

議論のスタックとはどういう状況か

発言が出てこない
  • 議論の目的が認識できていない
  • 発想のための問いが足りていない
  • ファシリテーターが喋りすぎている
    • あとから発言する
    • 参加者としての発言と明言する
  • 参加者が傍観者になっている
    • 発言の少ない人を指名する
    • ディスカッションの前に個人ワークで考える時間をつくる
議論が堂々巡りになる
  • ファシリテーターが議論の構成をイメージできていない
  • 各段階の議論を整理できていない
  • 細かく合意形成を取りながら進められていない
意見が対立する
  • 前提がズレているという疑いを立てる
    • 目的のズレ
    • 基準のズレ
    • 情報量のズレ
    • 定義のズレ

その他の技法

ファシリテーターが自ら意見を言っていい場面

  • 意見やアイデアの参考例、イメージを提示するとき
  • 議論の参加メンバーが少ないとき
    • 参加者としての発言だと明言する

議論を盛り上げるための技法

  • 問いに答えたり発言があればポジティブに反応する
  • 意見は必ず拾う
    • 重複していた場合は元の発言者にも言及する
  • 沈黙を恐れず発言を待つ
    • 間をつなぐために話し始めてしまうのはNG
  • 言いたいことがありそうな人は指名する

ファシリテーターが議論を推し進めるべきとき

  • 言葉の定義を決めるとき
  • 意見を出すための切り口を出すとき
  • 意見やアイデアのレベル感を揃えるとき
  • 選択するための基準を定めるとき

合意形成が難しいときの突破方法

  • 別軸評価: 異なる評価基準で各案を比較してみる
  • ネガ消し: 各案のネガティブポイントを消す方法を考えてみる
  • 第三の案: 対立している部分を同時に解決する方法を探す
  • 部分譲歩: 対立している案に納得感を持つため改変・縮小する

感想

よりよい議論・会議を行うためにはどうすればよいかを最近ずっと考えていて、たまたまKindle Unlimitedで上位にあったので読んでみた本書。
実例に近い形を下敷きにしたファシリテーションの例はもちろん、ファシリテーター以外が参加者としてどう会議に臨むかまで例示されていて非常に良かったです。
一つ一つは当たり前に感じられるものの、その当たり前がこれだけ整理され、少ない分量でわかりやすく書かれているので手に取りやすい。
末尾に付録として収録されているファシリテーション・カルテも、自分のアジェンダや会議の構成を見直すのによく、満足度が高い構成でした。
会議の進め方、参加の仕方に迷いがある人は是非読んでほしい一冊です。